LE FLEX-OFFICE :
EFFET DE MODE OU REFLET D’UNE ÉVOLUTION PROFONDE DU TRAVAIL ?

LE FLEX-OFFICE : EFFET DE MODE OU REFLET D’UNE ÉVOLUTION PROFONDE DU TRAVAIL ?

Ils en parlent tous, avec force anglicismes et néologismes. Pas un site de cabinet spécialisé dans l’aménagement de bureaux et des espaces de travail qui ne propose ses solutions de flex-office. Pas un projet important de déménagement ou de réaménagement dans le tertiaire qui ne s’accommode aujourd’hui à la sauce du « Flex ».

Alors que l’open space, héritier lointain du bureau paysager des années cinquante, est durablement entré dans les moeurs, le Flex-Office est relativement récent et encore peu répandu.

Le baromètre ACTINEO et l’enquête SOCIO-VISION 2017 (2329 répondants) montrent que 29 % des salariés français – tous secteurs confondus travaillent en espace collectif ouvert et seulement 6 % connaissent le Flex-Office.

Pour autant, le développement rapide de ce mode d’organisation dans les services tertiaires interroge sur l’importance de cette nouvelle conception des espaces de travail et sur ses conséquences pour les salariés.

FLEX-OFFICE, FLEX-WORK, FLEX-DESK, DESK-SHARING : beaucoup d’expressions pour évoquer une même réalité – la flexibilisation des espaces de travail

Espace de travail flexible, postes partagés : de quoi s’agit-il ? Ces notions recouvrent un même principe d’organisation dans laquelle le salarié, manager compris, n’a pas de poste fixe affecté. De ce principe découlent plusieurs conséquences organisationnelles :

• Le partage d’un même poste entre plusieurs utilisateurs à différents moments ;
• L’obligation de ranger (Clean Desk) ou de libérer (Clear Desk) le poste de travail, au moins journellement, voire lors de chaque absence prolongée (réunion longue, formation…) ;
• La dotation d’armoires de rangement ou de casiers individuels pour y ranger ses affaires ;
• La dotation d’outils individuels et collectifs favorisant la mobilité, principalement ordinateur portable, matériel de téléphonie dédié ;
• La création de différents espaces dans les bureaux équipés d’outils digitaux.

Ce principe est rarement décliné de façon universelle et totale. Cela conduirait concrètement à un éclatement permanent des
collectifs et à des pratiques de type « premier arrivé, premier servi », amplifiées par la réduction progressive des places de stationnement, conformément à la réglementation urbaine environnementale.

UNE MISE EN OEUVRE DU FLEX-OFFICE À LA CARTE

Dans la réalité, les entreprises modulent cette organisation de plusieurs façons. D’abord en attribuant aux services, entités ou activités des zones définies d’un plateau/étage de façon à préserver l’intégrité des collectifs, sous couvert de vocables tendance, tels « villages, îlots, clusters, hubs… ».

Ensuite, en faisant des exceptions au « tout open space », dans lequel s’inscrit naturellement le Flex-Office, avec des bureaux fermés réservés à quelques « happy few » mais aussi des postes de travail plus ou moins affectés dans les espaces ouverts.

LE FLEX-OFFICE EST À LA FOIS UNE ORGANISATION DE L’ESPACE ET UNE NOUVELLE FAÇON D’ORGANISER LE TRAVAIL.

Le Flex-Office ne se résume pas seulement à ce principe d’organisation spatiale. Il s’agit d’une organisation du travail qui repose également sur une diversification des solutions de travail « à la carte », proposées aux salariés. La flexibilité demandée aux salariés pour l’occupation des postes de travail se complète d’une flexibilité résultant de la variété des solutions proposées (télétravail, tiers lieux) et des espaces de travail mis à disposition : salles de réunion multiples et de diverses capacités, isoloirs, face à face, espaces de coworking, espaces de concentration, FAB labs (ateliers ouverts), etc… Jusqu’aux places du restaurant d’entreprise pouvant être également utilisées en positions de travail ponctuelles !

Les positions de travail dans ces différents espaces aménagés au sein des plateaux/étages des nouveaux immeubles sont souvent comptabilisées comme des postes de travail à part entière dans les calculs des surfaces (ratios m²/personne) et dans la communication faite aux salariés.

Une volonté d’économie qui ne se cache pas, mais qui est loin d’expliquer seule cette évolution lourde

De 12 500 € à 15 000 € par an, tel est le chiffrage du coût d’un poste de travail en région parisienne. On comprend que les directions soient particulièrement sensibles à cette nature de dépense, qui est la deuxième par son poids après les charges de personnel dans les entreprises du tertiaire : l’immobilier et les charges liées pèsent ainsi jusqu’à 17 % des dépenses d’exploitation des entreprises.

Dès lors, les entreprises sont très intéressées par les possibilités qu’offre le flex-office comme réponse organisationnelle à l’optimisation recherchée des surfaces. Celle-ci s’opère en ne prenant en compte que les besoins issus de la fréquentation réelle d’un site versus le volume nominal de salariés y travaillant ou y étant rattachés. Il s’ensuit une réduction sensible du besoin de postes.

FAIRE DES ÉCONOMIES SUR LES LOCAUX MAIS AUSSI SUR SES DÉPENSES ÉNERGÉTIQUES

Même s’il s’agit moins d’un déterminant du projet que de conséquences collatérales vertueuses, souvent mises en avant par les directions à l’appui de leur projet, la réduction des surfaces permise par cette approche facilite par ailleurs la réponse des entreprises à l’exigence de réduction de leur facture énergétique (immeubles labellisés HQE). Elle facilite également, problème de place aidant, l’évolution des organisations vers le zéro papier.

L’environnement de travail a profondément changé avec la digitalisation, qui a généré des attentes, des besoins et des comportements différents.

RÉPONDRE AUX NOUVEAUX ENJEUX DE DIGITALISATION DU TRAVAIL

Pour autant, la problématique du Flex-Office ne peut se résumer à des considérations économiques, même si elles sont souvent prépondérantes dans les décisions. En effet, l’environnement de travail a profondément changé avec la digitalisation, qui a généré des attentes, des besoins et des comportements différents. Ainsi la digitalisation, alliée à des outils adaptés, permet elle désormais une forme de nomadisme à l’intérieur – on peut travailler partout – et à l’extérieur de l’entreprise, avec des réponses comme le télétravail notamment.

FAVORISER LE TRAVAIL COLLABORATIF ENTRE LES ÉQUIPES

Ensuite, les besoins liés à la nature même du travail se sont diversifiés. Au travail classique effectué à (son) bureau, avec de bonnes conditions de concentration, sont venus se rajouter des besoins de travail collaboratif, d’espace de partage, d’endroits favorisant la créativité… Demandant des réponses organisationnelles plus adaptées et plus spécifiques que le poste de travail classique. À ce titre, le Flex-Office prend en compte une réalité, à savoir, la transformation profonde du travail depuis quelques décennies, au moins dans le tertiaire et lui apporte des réponses. Pour autant, ces réponses se font dans le cadre d’une recherche de standardisation des équipements et des aménagements, permettant des économies d’échelle sur les projets.

DES ESPACES DÉDIÉS AU BIEN-ÊTRE

Ajoutons enfin que les entreprises intègrent souvent dans leurs projets une dimension Qualité de Vie au Travail avec des espaces réservés à la détente, à l’échange, aux communications personnelles et des espaces « serviciels » (type restaurant, cafés, garde d’enfants, salle de sport, conciergerie…), dont les aménagements concourent à l’image de modernité et de « jeunesse » de l’entreprise, volontiers mise en avant par les concepteurs et cabinets d’architecte.

L’implantation en open space présente des risques potentiels, déjà largement décrits : phénomènes de nuisances sonores et visuelles, troubles de la concentration et tensions interpersonnelles ; ainsi que des stratégies de contournement adoptées par les salariés, depuis le télétravail à l’isolement au sein des collectifs (port de casque audio, privatisation de petits espaces collectifs fermés).

Des conséquences à anticiper pour les salariés et un accompagnement au changement à prendre en compte.

La perte de repère qu’entraîne la nécessité quotidienne de trouver un bureau et un poste pour chaque journée, voire pour chaque période de travail, peut mettre le salarié en difficulté.

Le Flex-Office, souvent inscrit dans des open spaces, comporte également un certain nombre de conséquences et de risques qui viennent se rajouter. Parmi ces derniers, retenons :

UN RISQUE ACCRU DE PERTE DE REPÈRE

À un salarié de s’installer tous les jours dans un nouvel espace de travail, pas au même étage, pas avec les mêmes personnes, cela va représenter un stress, une fatigue supplémentaire

Le choc culturel, souvent générationnel, car la tranche d’âge 24- 35 apprécie et s’adapte plus facilement à ce type de configurationque des salariés habitués à disposer d’un poste attribué, le plus souvent dans un bureau fermé. La perte de repères qu’entraîne la nécessité quotidienne de trouver un bureau et un poste pour chaque journée, voire pour chaque période de travail, peut mettre le salarié en difficulté.

Marie PEZE, psychanalyste, spécialiste de la souffrance au travail le souligne : « à un salarié de s’installer tous les jours dans un nouvel espace de travail, pas au même étage, pas avec les mêmes personnes, cela va représenter un stress, une fatigue supplémentaire ». De son côté, la sociologue du travail, Danièle LINHART, souligne à propos du Flex-Office que, dans ce type d’environnement de travail, chaque journée devient une épreuve. Cette déstabilisation est souvent le résultat d’une stratégie de management qui consiste à demander aux salariés de sortir de leur zone de confort.

Ils sont mis dans une situation d’apprentissage permanent. Il faut être au top de sa forme, confiant, serein, arrivé en forme pour s’imposer. Un accompagnement des salariés est indispensable : il faut les informer, expliquer, rassurer en amont du déménagement…

UNE ALTÉRATION DU LIEN MANAGÉRIAL DU FAIT DE L’ABSENCE DE PROXIMITÉ

Le management doit désormais reposer sur la confiance, l’autonomisation, la gestion par objectifs, le coaching, une animation adaptée aux espaces ouverts.

Pour les managers, comme pour les salariés, le Flex-Office casse la configuration classique d’une relation managermanagé basée sur un lien de sujétion conforté par la proximité : le manager a ses équipes autour de lui. Avec celles-ci disséminées dans différents endroits du bâtiment selon leurs activités ou travaillant à distance et changeant en permanence, le management doit désormais reposer sur la confiance, l’autonomisation, la gestion par objectifs, le coaching, une animation adaptée aux espaces ouverts. Le risque de déstabilisation des managers est réel, celui de leurs collaborateurs aussi. Une préparation et une formation des managers sont indispensables, tout comme il faut conduire le même changement au niveau des salariés.

LE SALARIÉ DOIT S’ADAPTER À SON ESPACE DE TRAVAIL ET NON L’INVERSE

Le DESK-SHARING, le CLEAR-DESK, la standardisation de l’organisation en Flex-office et des équipements, voire les contraintes posées par des règles de vie collectives adoptées pour un nouveau site, conduisent inévitablement à changer de paradigme et à demander aux salariés de s’adapter à leur environnement de travail et non l’inverse. Ainsi le Flex-Office, et encore moins le CLEAN-DESK, ne sont-ils pas vraiment adaptés à certaines activités, sédentaires par nature et par nécessité : l’exemple type en est la fonction d’assistant/e.

La standardisation de l’organisation en Flex-office et des équipements conduisent inévitablement à changer de paradigme et à demander à aux salariés de s’adapter à leur environnement de travail et non l’inverse.

Elle est par construction, le seul point d’ancrage et de repère fixe dans un environnement où managers et salariés peuvent fréquemment changer de localisation. De plus, l’équipement dont a besoin une assistante, en sus des outils du poste de travail (ordinateur, clavier, souris, casque téléphonique), peut difficilement faire l’objet de déplacements de travail fréquents. Au delà des assistants, la question se pose pour toutes les activités présentant des caractéristiques spécifiques, non prises en compte dans les équipements et l’organisation proposés. Pour ces activités, le passage à ce genre d’organisation ne présente aucun intérêt. En revanche, il sera une contrainte importante et contre-productive. Il faut donc pour l’entreprise identifier ces différences, les accepter et proposer des solutions adaptées.

UNE PERTE DE TEMPS ET D’EFFICACITÉ À RECHERCHER UN EMPLACEMENT DE TRAVAIL

Le temps perdu à rechercher un poste, y poser ses affaires, se connecter, régler le siège, voire le plan de travail, débarrasser, ranger dans des casiers de taille souvent réduite, voire obligeant à des postures physiquement peu recommandées (casier au ras du sol ou casier le plus haut) fait partie des désagréments souvent pointés par les salariés, qui interrogent l’utilité du Clear Desk. Enfin, ce type d’organisation est susceptible d’amplifier les stratégies de contournement adoptées par des salariés pour en compenser les inconvénients : arrivées plus tôt pour avoir un parking, choisir l’un des postes souhaités, sédentarisation rampante, privatisation d’espaces cloisonnés destinés à des réunions…

Des règles du jeu doivent être posées et l’exemplarité de mise, notamment du management. Encore faut-il qu’elles soient
décidées au sein de chaque collectif concerné, ce qui facilitera l’appropriation et renforcera la légitimité du manager pour les faire respecter.

CLEAN-DESK ou CLEAR-DESK, FLEX : la santé au travail et l’hygiène ont leur mot à dire

La mise en oeuvre du Flex-Office – moins de postes de travail que de salariés transférés – a pour corollaire la nonaffectation des postes et la multiplication possible de leurs occupants, au cours d’une semaine ou d’une même journée. Il en découle une politique de rangement du poste de travail, dès lors que son occupant momentané le libèr e.

Le CLEAR-DESK, c’est simplement ranger le poste de travail pour permettre à d’autres salariés d’y travailler.

CLEAR-DESK et CLEAN-DESK sont deux notions souvent confondues. CLEAN-DESK, c’est-à-dire débarrasser et nettoyer complètement le poste de travail s’applique dans le cas du Flex- Office. Mais lorsqu’il existe des bureaux (bureau individuel en général) affectés de façon permanente, leur simple rangement (Clear Desk) peut suffire pour permettre à d’autres salariés d’y travailler.

LES ROTATIONS INTER JOURNALIÈRES FAVORISENT LA PROPAGATION DES GERMES INFECTIEUX ENTRE COLLABORATEURS

La préoccupation quotidienne autour de l’hygiène est largement partagée par les salariés

Pour autant, la pratique du CLEAN-DESK dans une même journée, lors des rotations de postes du fait des salariés allant travailler dans une autre zone, en pause déjeuner, en réunion, en formation, par exemple, a pour conséquences que les plans de travail et les équipements ne sont pas nettoyés entre deux utilisateurs se succédant.

Or ils peuvent être salis (tâches, miettes, liquides, bactéries…). De plus les salariés ne disposent pas, en général, des moyens pour procéder à leur nettoyage.

On notera sur ce sujet que le nettoyage des casiers personnels est rarement envisagé

La situation peut être encore plus préoccupante lorsque certains outils de travail incontournables sont affectés au poste de travail et non à son occupant : clavier, souris, téléphone notamment. La préoccupation quotidienne autour de l’hygiène est largement partagée par les salariés : elle doit être prise en compte, car potentiellement source de conséquences sur les relations de travail et la santé.

On notera sur ce sujet que le nettoyage des casiers personnels est rarement envisagé. Pourtant, ils le nécessitent aussi, même à fréquence limitée.

DES ÉCONOMIES CERTAINES SUR LES FRAIS DE STRUCTURES MAIS UN IMPACT NÉGATIF SUR L’ABSENTÉISME DES COLLABORATEURS.

c’est au titre de ses prérogatives que le CHSCT aujourd’hui (le CSE demain) peut déclencher une mission d’expertise sur de tels projets (expertise projet important)

Les études menées sur les open spaces, dont l’étude SteelCase avec la participation de scientifiques et de médecins, ont montré qu’ils favorisaient la propagation des maladies infectieuses, au travers notamment du constat d’un absentéisme pour maladie sensiblement plus important que celui des salariés en bureau individuel. La mobilité et le nomadisme des salariés découlant du Flex-Office sont des éléments potentiellement aggravants.

VADE-MECUM pour les CSE/CHSCT : Que faire ?

Les instances représentatives doivent être informées et consultées sur les projets de déménagement/réaménagement, cela d’autant plus que ces projets ont toujours des conséquences sur les conditions de travail, la santé, l’hygiène, voire la sécurité. Du reste, c’est au titre de ses prérogatives que le CHSCT aujourd’hui (le CSE demain) peut déclencher une mission d’expertise sur de tels projets (expertise projet important).

Ces informations consultations se réalisent souvent et c’est la meilleure des solutions en plusieurs phases :

• La première concernant le choix du futur site, qui est déterminant quant à sa localisation (éventuels impacts sur les temps de déplacements des salariés) et à sa capacité d’accueil ;
• La deuxième concernant les concepts d’aménagement, la future implantation des entités et des services, l’aménagement des espaces et des postes de travail, le choix du mobilier et des équipements…

Pour les représentants du personnel, il serait bien sûr plus fécond d’être associés le plus en amont possible du projet et de sa construction.

D’autres peuvent intervenir selon les cas : choix ultérieurs de certains aménagements ou de mobilier, organisation du déménagement… Elles sont cependant peu fréquentes.

La question du Flex-Office relève bien sûr de la 2^e phase.

Pour les représentants du personnel, il serait bien sûr plus fécond d’être associés le plus en amont possible du projet et de sa construction. À défaut, il sera essentiel d’obtenir des informations précises et complètes sur les concepts d’aménagement qui définiront l’organisation du travail dans le futur site et d’avoir du temps pour les analyser.

Il reviendra à leur expert de les confronter à une analyse de l’existant, la sienne versus celle de la direction – notamment des spécificités et des besoins des activités qui seront transférées (analyse spatio-fonctionnelle). Il reviendra aussi aux spécialistes d’analyser le futur site à partir des données techniques du bâtiment, de ses aménagements et à partir de plans détaillant les implantations futures des espaces de travail, leur nature, etc.

L’enjeu est de taille lorsqu’il s’agit de peser sur le projet pendant qu’il en est encore temps.