CONDITIONS DE TRAVAIL
DÉMÉNAGEMENT ET RÉAMÉNAGEMENT DES ESPACES DE TRAVAIL

« DÉMÉNAGEMENT ET RÉAMÉNAGEMENT DES ESPACES DE TRAVAIL
UNE RÉORGANISATION DU TRAVAIL QUI NE DIT PAS TOUJOURS SON NOM »

Pour répondre aux besoins d’économie de charges et aux bouleversements induits par la numérisation sur l’organisation du travail, les entreprises optent le plus souvent pour un déménagement ou un réaménagement de leurs locaux. Sous couvert d’un projet immobilier couplé à un aménagement des espaces, l’entreprise met alors en oeuvre une nouvelle organisation du travail voire une transformation culturelle.

Ces aménagements s’accompagnent toujours d’impacts significatifs sur les conditions de travail et comportent des enjeux majeurs pour les acteurs de la prévention.

L’HOMME DOIT-IL S’ADAPTER AU TRAVAIL OU LE TRAVAIL DOIT-IL ÊTRE ADAPTÉ À L’HOMME ?

Pour le légistateur, la réponse à cette question est sans appel puisque le Code du travail impose « d’adapter le travail à l’homme, en particulier en ce qui concerne la conception des postes de travail, le choix des équipements et des méthodes de travail… ».

L’application de ce principe dans le cadre d’un déménagement ou réaménagement d’espace, suppose donc que la réalité du travail des salariés et des besoins liés à la nature de leur activité soient pris en compte en amont du projet par ses concepteurs. Chaque emploi présente en effet ses propres spécificités et nécessite des moyens différents. Par exemple, certains métiers requièrent une multiplicité d’écrans sur le même plan de travail pour visualiser et travailler simultanément sur plusieurs interfaces, quand d’autres sont générateurs de bruits qui impactent la capacité de concentration des autres collaborateurs.

Malheureusement, dans la réalité, les aménagements et réaménagements des espaces de travail n’impliquent qu’insuffisamment voire jamais les salariés eux-mêmes. L’aménagement des espaces de travail est trop souvent décidé par les organes de direction qui ont une vision sommaire des nécessités induites par le travail réel et donc des conditions de travail. Cela sous réserve que l’entreprise n’ait pas édicté un référentiel « universel interne », sous forme d’une charte d’aménagement, qui s’impose à tous.

RÉAMÉNAGEMENT DES ESPACES DE TRAVAIL : EFFET DE MODE OU ÉVOLUTION PROFONDE DE L’ORGANISATION DU TRAVAIL ?

Desk-sharing, Flex-office, Clean ou Clear Desk, Open spaces, Télétravail, Co-Working, Nomadisme, Espaces Collaboratifs, Bulles de concentration… autant de formes d’organisation qui sont couramment évoquées dans les projets actuels. Sans compter les concepts économico-organisationnels, tels que les Hubs et les Clusters qui font dorénavant irruption dans les projets d’aménagement.

Fréquemment, sous couvert d’un réaménagement des espaces de travail, les entreprises cherchent en premier lieu à faire des économies sur leurs charges. Ainsi, l’analyse des espaces et postes de travail actuels par les concepteurs ne s’effectue souvent qu’au travers du prisme du présentéisme afin de ramener les surfaces nécessaires au juste besoin en termes de positions de travail.

Il s’agit moins de regarder le travail réel que de déterminer un taux d’occupation moyen qui servira à projeter la capacité du futur site et qui conduira dans la pratique à réduire le nombre de postes de travail pour optimiser leur occupation (ratio fréquent de 70 à à 80% de postes de travail par rapport au nombre de salariés). Maximiser les open spaces par rapport aux bureaux individuels permet également de réduire les surfaces donc les coûts sans penser au conditions de travail.

Si l’aménagement des espaces est en premier lieu motivé par la prosaïque recherche d’économie, pour autant, le numérique, la digitalisation, les fonctionnements en mode projet, influent également fortement l’ensemble des dimensions du travail. Les entreprises cherchent désormais de l’agilité, de la flexibilité, de la réactivité pour s’adapter rapidement et en permanence aux évolutions de leurs activités. Elles veulent également favoriser communication, collaboration et innovation dans la conception d’espaces de taille, de structure et à destination variables, toujours connectés. Il s’agit donc bien d’une évolution de fond.

AMÉNAGEMENT ET RÉAMÉNAGEMENT DES ESPACES DE TRAVAIL : UN PROCESSUS AU LONG COURS

Un tel projet est par essence un long processus étalé sur près de deux ans, voire plus. En amont de l’information des instances représentatives du personnel, des études sont faites par la direction financière et celle en charge de l’immobilier sur l’étude d’opportunité d’un tel projet.

Une analyse des besoins doit être conduite pour prendre en compte les spécificités de l’entreprise et aboutir à un pré-projet. Une fois, le cahier des charges établi, il est nécessaire de lancer une recherche de sites qui pourront accueillir le projet tel que défini.

Une fois le site trouvé, les professionnels vont travailler à l’aménagement du site en lui-même : macro et micro-zoning, spaceplanning, choix des équipements, des matériaux et des matériels.

L’ACCOMPAGNEMENT DES SALARIÉS DANS LE PROCESSUS D’AMÉNAGEMENT DES ESPACES DE TRAVAIL SOUVENT INSUFFISANT

Par rapport aux enjeux de ces projets, notamment d’appropriation des espaces et des règles de vie qui en assortissent l’utilisation par les salariés, et de transformation culturelle de l’entreprise, la dimension de l’accompagnement est essentielle. Or les mesures d’accompagnement associées à ces enjeux sont bien souvent trop standardisées et parcellaires pour bien outiller les managers et les conforter dans leur rôle. Pourtant la temporalité d’un projet et ses phases de transition peuvent souvent le permettre.

Parallèlement cette temporalité doit être mise à profit par les IRP et le CHSCT en particulier. Elles ne doivent pas se contenter de formuler un avis au moment du choix de l’immeuble de destination et de sa prise à bail, mais elles doivent suivre le rythme du projet et s’investir par phasages successifs pour anticiper les futurs conditions de travail.

ÊTRE PRO-ACTIF ET REPLACER LE TRAVAIL AU COEUR DU SUJET

L’analyse et la programmation des besoins doivent être au coeur du projet : la prise en compte de la réalité du travail, des usages et habitudes doit permettre une bonne adaptation des futurs espaces de travail et de leur organisation. Un état des lieux est primordial : qu’est-ce qui fonctionne bien aujourd’hui ? Qu’est-ce qui doit être amélioré ?

Les représentants du personnel doivent pouvoir disposer de toutes les informations témoignant des conformités et des choix. Pour que les espaces de travail soient une ressource pour les salariés et qu’un projet se traduise a minima par un maintien ou une amélioration des conditions de travail, il est essentiel d’anticiper et de travailler sur chaque étape d’un projet en impliquant l’ensemble des acteurs le plus en amont possible. Il est essentiel également de pouvoir mobiliser les salariés autour du projet en les rendant le plus possible acteurs dans la co-construction et en les informant régulièrement des évolutions.

L’objectif est double : répondre aux besoins des salariés avec justesse et favoriser l’appropriation. Un des enjeux majeurs du CHSCT, et prochainement du CSE, et de son expert sera de faire prendre en compte la réalité du travail pour éviter l’adaptation de l’homme à un environnement de travail qui n’est pas nécessairement conçu pour l’activité exercée. Une telle situation est souvent porteuse de risques de dégradation des conditions de travail et de la santé, au détriment et des salariés et de l’entreprise elle-même.

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